SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS

Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos ¿Cómo establecerlo?

Toda organización debe tener muy claro, cuáles son sus procesos de producción, su cadena de valor, los elementos que constituyen la transformación entre la materia prima y los resultados esperados que van a buscar satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Por este motivo, resulta importante identificar, establecer e implementar  y  mantener estos procesos y buscar los métodos más efectivos para mejorar su eficacia. La estructuración de estos aspectos es lo que constituye el Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos

Es necesario tener en cuenta la definición de un proceso; son actividades que transforman unas entradas en una salidas, por lo tanto, estas actividades productivas; esta cadena de valor, debe estar claramente identificada, establecerse los procesos y sus controles para mantenerlos y buscar métodos eficaces para su mejora.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU SGC

Existen ocho (8) aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de establecer los procesos y procedimientos que van a transformar estas entradas en salidas:

1. Identifique claramente las entradas.

Relacione (Insumos, necesidades, expectativas, requisitos legales) y las salidas (productos, servicio). Cuáles son los elementos que entran a formar parte de las entradas de un proceso y cuáles son las salidas esperadas (productos).

Que necesito para poder lograr el resultado esperado de un proceso.

2. Determine la secuencia e interacción de estos procesos

Identifique Qué actividad es primero, que actividad es segunda, ¿Cuáles actividades y cuáles son los niveles de dependencia entre ellas? ¿Cuáles son las actividades que se pueden realizar de manera conjunta? ¿Cuáles actividades dependen de otras?

Determine la interacción, cómo se interrelacionan, cómo interactúan estas actividades para poder lograr las salidas requeridas y cumpliendo Los criterios de calidad establecidos.

3. Determine y apliqué los criterios y métodos con los cuales va a realizar el seguimiento y medición para evaluar el desempeño de cada uno de esos procesos, de tal forma que usted se puede asegurar la operación eficaz y el control de esos procesos

¿Por qué es importante definir Los criterios? porque permite establecer unas pautas de calidad las cuales no deben ser menores a las expectativas.

4. Defina los recursos necesarios para estos procesos y asegúrese de la disponibilidad.

Cuando hablamos de recurso no solamente nos referimos a dinero, estamos hablando de la materia prima, estamos hablando de la mano de obra, los métodos de trabajo, las máquinas, el medio ambiente adecuado para que se ejecuten de manera correcta los procesos, los instrumentos de medición y la administración del proceso. Se deben definir los recursos y asegurarse de la disponibilidad.

5. Asignar las responsabilidades y la autoridad para la ejecución de cada uno de los procesos .

Recuerden que la responsabilidad es quién responde por los resultados obtenidos de un proceso; mientras que la autoridad está relacionado con la toma de decisiones frente a situaciones que se presentan en la ejecución de los mismos.

Por lo tanto, antes de dar inicio a la ejecución de los procesos, deben estar  claramente definidos las responsabilidades y los niveles de autoridad dentro del proceso.

6. Identifique los riesgos que se pueden llegar a presentar en la ejecución de cada uno de esos procesos.

Esta es una manera de prevenir situaciones adversas que puedan llevar a que el proceso no logré los objetivos para los cuales fue creado.

7. Métodos de Evaluación y Seguimiento.

Con el fin de garantizar que los procesos pueden lograr los resultados que estaban previstos, los resultados esperados; se debe estar periódicamente evaluando los procesos y si es necesario estar implementando cambios para asegurarse de que no se pierda el objetivo de los procesos; no se pierda la funcionalidad principal de un proceso , no olviden que para tener los procesos ejecutándose de manera controlada se deben establecer controles a través de toda la cadena de valor; a través de cada una de las etapas de producción, con el fin de poder identificar a tiempo las desviaciones de calidad , evitar llegar al final del proceso productivo identificando fallas que se hubieran podido corregir al comienzo de los mismos.

8. La Mejora.

Siempre debe existir espacio para la mejora siempre hay oportunidades de hacer las actividades de manera más eficaz, más eficiente o más efectivas. Los indicadores de seguimiento y medición deben estar enfocados a generar insumos que permitan identificar las oportunidades de mejorar.

No olvide que por muy bien que estemos haciendo hoy un producto o prestando un servicio no quiere decir que no pueda ser mejorado.

NOTA:

Recuerde que los procesos y su forma de ejecución, sus criterios y métodos de calidad, el  seguimiento, los recursos, los criterios para la aceptación; todos estos elementos forman parte de la cadena de valor de la organización, por lo tanto es  necesario mantener información documentada. (Manuales, guías, instructivos) de tal forma que éstos empiecen a conformar el conocimiento de la organización.

La gestión del conocimiento que la organización debe cuidar y proteger están en buena parte fundamentado, por la aplicación, clara y precisa de los elementos que forman parte de la ejecución de los procesos. Siempre tenga en cuenta el mapa de procesos y las caracterizaciones de estos.

Cuando se hagan evaluaciones y seguimientos se deben conservar estos registros debido a que constituyen la historia de la ejecución de los procesos y se convierten en instrumentos y oportunidades para la mejora.

Los invito a ver este video sobre los documentos realmente obligatorios que se deben mantener y conservar para establecer un Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos.

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JOSE REINALDO TORRES GALVIS